Dela kostnader på gruppresa: före, under och efter

Bestäm före avresan vad som är gemensamt och vad var och en betalar själv. För alla gemensamma utgifter i en enda logg under resan, och gör upp inom en vecka efter hemkomsten. Räkna fram vad varje person har betalat för mycket eller för lite i stället för att betala tillbaka utgift för utgift, så räcker det oftast med två eller tre Swish-betalningar för hela resan.

Före resan

Gemensamt eller eget

Det mesta reder ut sig självt om ni är överens om listan innan någon har betalat något. Ett upplägg som brukar hålla:

• Gemensamt: boende, hyrbil, bensin och färjor, matinköp till boendet och aktiviteter som alla är med på.
• Eget: resan till och från om ni bokar var för sig, alkohol om ni dricker väldigt olika, souvenirer, egna utflykter och drinkar i baren.

Restaurangmiddagarna är gråzonen. Antingen betalar ni var för sig varje kväll, eller så turas ni om att betala och för in notan i loggen. Det senare går snabbare vid bordet, men då blir den som beställer hummer och tre drinkar sponsrad av den som tog pasta. Vill ni ha det exakt kan den som betalar fotografera notan i Qvitt, så markerar var och en sina rätter och swishar sin del direkt. Då hamnar middagen aldrig i loggen. Hur man delar en enskild nota rättvist står i guiden om att dela notan på restaurang.

Resekassa eller utgiftslogg

En resekassa betyder att alla swishar in samma summa till en kassör före avresan, till exempel 1 500 kr var, och att kassören betalar det gemensamma från den. När den tar slut fyller alla på lika mycket, och det som blir över delas lika efteråt. Kassan passar för många små utgifter: matinköp, parkering, glass, fika. Nackdelen är att en person får hålla ordning på andras pengar på sitt eget konto.

En utgiftslogg betyder att var och en betalar när det faller sig och skriver in utgiften i ett delat kalkylark. Ni gör upp först efter resan. Loggen passar för stora förskott, som boendet eller färjan, och när flera personer betalar.

Vår rekommendation: är ni fyra eller färre räcker loggen. Är ni fler och en person ändå sköter matinköpen, kombinera. Kassan tar vardagsutgifterna, loggen tar de stora bokningarna.

Budgetnivå

Prata pengar innan någon bokar. Den med störst marginal föreslår gärna boendet med pool, och den med minst säger sällan emot i gruppchatten. Skriv ett tak som utgångspunkt:

Innan vi bokar något: jag tänker max 6 000 kr per person allt inräknat, utom flyget. Säg till om det är för mycket, eller skriv till mig direkt om du inte vill ta det här.

Reser ni utomlands, bestäm också en växelkurs för hela resan, till exempel den som gäller avresedagen. Kurserna på olika personers kort skiljer sig åt, och ingen vill diskutera 30 kr i kursdifferens över sju dagar.

Under resan

En logg och ett foto per kvitto

Ett kalkylark med fem kolumner räcker: datum, vad, belopp, vem som betalade och vilka det gäller. Det sista är oftast alla, men inte alltid. Fyll i samma dag, och fotografera kvittot innan det åker ner i en ficka. Lägg bilderna i en gemensam mapp eller i gruppchatten. Kvittot som ligger i en plånbok är borta på tredje dagen.

Den som var med och bestämde en bokning betalar sin del även om den sedan stannar i lägenheten den dagen. Den som däremot sa nej till dykutflykten från början ska inte stå i den raden.

Den som bara är med några nätter

Dela boendet per natt. Säg att ett hus kostar 9 300 kr för sju nätter. Fyra personer är med hela veckan och en femte, Erik, kommer på torsdagen och stannar tre nätter. Det blir 4 × 7 + 3 = 31 personnätter, och 9 300 kr delat på 31 är 300 kr per natt. Erik betalar 900 kr och de andra 2 100 kr var.

Någon brukar invända att huset hade kostat lika mycket utan Erik. Det stämmer, men att låta honom betala en femtedel av hela veckan, 1 860 kr för tre nätter, vore lika orimligt som att låta honom bo gratis. Per natt hamnar mitt emellan och är lätt att förklara. Samma sak gäller maten: dela matinköpen per persondag. Sover någon på bäddsoffan kan ni dessutom vikta efter sovplats, som vi visar i guiden om att dela kostnader för stuga och fjällstuga.

Efter resan: gör upp inom en vecka

Sätt ett datum, helst inom en vecka. Efter det börjar folk glömma vad de lagt ut, och lönen hinner gå till annat. Gör så här:

1. Summera vad varje person har betalat för gemensamma saker.
2. Dela totalen på antalet personer (eller nätter, om det är så ni delar).
3. Räkna netto: det personen har betalat minus det personen ska betala.
4. Den som är skyldig mest betalar den som ska ha mest, så mycket det går. Upprepa tills alla står på noll.

Säg att fyra vänner har varit en vecka på Gotland. Amir betalade huset, Bea färjan och bensinen, Carl matinköpen och Dana en restaurangmiddag som alla bestämt att dela lika.

Kvittningen blir tre betalningar:

1. Dana är skyldig mest och swishar 3 500 kr till Amir. Amir har 500 kr kvar att få.
2. Carl swishar 1 200 kr till Bea. Bea är klar.
3. Carl swishar 500 kr till Amir. Alla står på noll.

Hade varje utgift betalats tillbaka för sig hade det blivit tolv överföringar: fyra utgifter, tre personer som var och en betalar tillbaka sin del av varje. Har ni haft en resekassa vid sidan av påverkar den inte kvittningen, eftersom alla satt in lika mycket. Det som blir över i kassan delas lika.

Kvittningen gör ni bäst i kalkylarket. Qvitt räknar inte ut den åt er: appen delar enskilda kvitton, som restaurangnotan där alla markerar sina rätter, men håller inte koll på saldon över en hel resa och kvittar inte skulder mellan flera som lagt ut. För resans bokföring är ett delat kalkylark med en summeringsrad per person rätt verktyg.

Skicka sedan ett meddelande som går att följa utan att öppna arket:

Slutnota för Gotland: totalt 20 000 kr, 5 000 kr per person. Dana swishar Amir 3 500 kr. Carl swishar Bea 1 200 kr och Amir 500 kr. Kvitton och uträkning finns i arket. Gärna senast söndag.

Har ni kört bil är bensinen ofta den post där det är mest oklart vad som ska räknas. Läs guiden om att dela bensinkostnaden innan ni för in den i loggen.