Dela notan med kollegor på lunch, fika och AW

Med kollegor fungerar det bäst när var och en betalar sitt så nära kassan som möjligt: i lunchkön, i baren eller på terminalen innan man går. Måste en person betala allt, swisha samma dag med exakta belopp. Och när chefen eller företaget betalar, fråga vad som ingår innan ni beställer, inte efteråt.

Lunchen

På ett ställe med dagens rätt är det enklast att alla betalar i kassan när de beställer. Ingen behöver räkna och ingen hamnar med en nota för åtta personer.

På restauranger med bordsservering vill personalen ibland ha en betalning per bord, särskilt mitt i lunchrusningen. Då betalar en person och resten swishar direkt, medan ni fortfarande sitter vid bordet. Att be servitören dela upp notan på sju kort klockan tolv gör ingen populär. Säg att Sofia betalar för fem: dagens fisk för Lina (135 kr), fisk och en lättöl för Omar (180 kr), dagens vegetariska för Petra (125 kr), vegetariskt med kaffe och kaka för Rasmus (170 kr) och en sallad för sig själv (145 kr). Notan blir 755 kronor. Hon skickar:

755 kr totalt. Lina 135, Omar 180, Petra 125, Rasmus 170. Swisha innan vi går upp.

De fyra swishar 610 kronor, och Sofias egen lunch kostar henne 145. Att dela lika, 151 kronor var, hade varit lika enkelt men gett Petra 26 kronor extra för någon annans kaffe och lättöl. Det låter som småpengar, men lunch äter ni varje vecka.

Två kollegor som lunchar ihop varje dag kan turas om att bjuda. Det fungerar så länge luncherna kostar ungefär lika och ingen går på semester mitt i ett varv. Är ni fler än två faller rotationen sönder vid första föräldraledigheten.

Fikakassa och kaffekassa

Står inte arbetsgivaren för kaffet är en gemensam kassa enklare än att någon handlar och försöker få igen pengarna styckvis. Bestäm ett fast belopp per månad, låt en person ha listan och ta emot swishar, och redovisa kort vad pengarna gick till. Säg att tolv personer betalar 50 kronor i månaden. Det ger 600 kronor, och en månad kan se ut så här (priserna är exempel):

Den som dricker te eller inget alls ska kunna stå utanför, eller vara med på fredagsfikan för en mindre summa. Den som börjar mitt i månaden är med från nästa månad. Kostar en månad mer än kassan räcker till får den som handlade tillbaka mellanskillnaden ur nästa månads pengar, och blir det pengar över ligger de kvar. När den som håller i kassan byter jobb lämnar hen över saldot och listan till någon annan, inte bara nyckeln till skåpet. Mer om hur en gemensam pott hålls i ordning finns i guiden till lagkassa och gemensam pott.

Alternativet är en fikalista där ni turas om att ta med fikabröd till fredagen. Då byter inga pengar ägare, men det håller bara så länge alla tar med ungefär samma sak.

AW när folk går vid olika tider

På många barer betalar man när man beställer, och då är saken klar. Det blir knepigt när ni har en gemensam nota eller när någon beställer in något till bordet. Säg att sex kollegor går på AW. Alla tar en öl och ni delar på två portioner nachos. Efter en timme går tre hem, och de tre som stannar tar varsin drink och en pommes att dela.

Tre gånger 128 plus tre gånger 288 blir 1 248, så det går jämnt ut. Delar ni lika blir det 208 kronor var, och de tre som gick tidigt betalar då 80 kronor var för drinkar de aldrig såg. En enskild kväll märks det knappt, men den som alltid går först för att hinna till förskolan betalar för de andras sena kvällar varje månad.

Den som går tidigt ska betala sin del innan hen går. Det tar tio sekunder:

Jag drar nu. Jag swishar dig 130 kr för min öl och nachos.

Rundor fungerar när alla stannar ungefär lika länge och dricker ungefär lika mycket. Annars är det bättre att säga till från början:

Jag hoppar över rundorna i kväll och tar mitt eget.

När chefen vill bjuda

”Jag bjuder” från en chef kan betyda allt från första rundan till hela kvällen, och det kan vara chefens egna pengar eller företagets kort. Fråga hellre än att gissa, och gör det innan ni beställer:

Gäller det maten, eller dricka också?

Tills du vet, beställ som om du betalade själv. Den som tar det dyraste på menyn och tre drinkar när chefen bjuder blir ihågkommen för det. När det som ingår är slut, till exempel efter första rundan, betalar var och en sitt resten av kvällen.

När företaget betalar

Vad företaget står för vid en lunch, en AW eller en julfest, och vilka kvitton som behövs, står i företagets policy. Finns ingen skriven policy, fråga ekonomi eller HR. Gissa inte, och ta inte råd från kollegor om vad som brukar gå igenom. Några praktiska saker gäller ändå:

• Lägg inte ut stora belopp privat i förväg om du inte vet att du får tillbaka dem, och hur.
• Be om ett specificerat kvitto, inte bara kortkvittot, och spara det.
• Betalar företaget bara en del, till exempel maten men inte alkoholen, håll isär dem redan vid beställningen. Be personalen lägga dryck på en egen nota.

Praktikanter och kollegor med lägre lön

En praktikant eller en nyanställd med ingångslön har inte samma marginaler som den som jobbat i tjugo år. Det betyder inte att någon måste betala åt dem, men gruppen ska välja upplägg som inte tvingar fram stora belopp. Räkna var för sig i stället för att dela lika, så att den som tog en öl inte betalar för någon annans vin. Föreslå lunchställen där lunchen kostar vad en vanlig lunch kostar. Dra inte in någon i rundor.

Vill du som senior kollega bjuda, gör det kort och utan publik:

Jag tar den här. Du får bjuda när du är chef.

Och som praktikant är det helt okej att säga ”jag hänger med på en öl, sen drar jag” och betala just den ölen.

Insamlingar till en kollega som slutar eller fyller jämnt fungerar annorlunda, eftersom beloppet är frivilligt och ingen ska behöva visa vad hen gav. Det finns en egen guide till hur ni samlar in till en gemensam present. Och för själva betalningarna, se tipsen om att dela notan med Swish.