Lagkassa för korpen, padelgänget och middagsklubben

En lagkassa fungerar när en person är kassör, alla betalar in i förskott för en period och varje utgift syns i ett kalkylark som alla kan öppna. Förskott passar för fasta kostnader som seriesavgift och hallhyra. För sådant som beror på vem som dyker upp, som padelbanor och middagar, är det oftast bättre att betala per gång.

Förskott eller per gång?

Fråga dig om kostnaden finns även när någon inte kommer. Seriesavgiften och den bokade hallen kostar lika mycket om ni är tolv eller sju på träningen. Då ska alla betala sin del i förväg, och den som är borta en kväll får ingenting tillbaka. En padelbana kostar bara när ni bokar den, och en restaurangmiddag bara för dem som äter. Där betalar ni per gång.

Många gäng behöver båda: en säsongsavgift för det fasta och Swish per tillfälle för resten.

Korpenlaget: säsongsavgift med buffert

Ett innebandylag i korpen med 14 spelare räknar på höstsäsongen. Beloppen är exempel:

16 300 delat på 14 är 1 164,29 kr. Avrunda uppåt till 1 200 kr per spelare. Då får kassan 16 800 kr och en buffert på 500 kr för en extra hallbokning eller nya bollar när de gamla försvunnit. Räkna alltid med en buffert. Det är mycket lättare att lämna tillbaka pengar i maj än att be om mer i februari.

Matchställ är en egen fråga. Tröjor med namn och nummer som var och en behåller betalar var och en själv, även om ni beställer tillsammans. Västar och reservtröjor som tillhör laget tas ur kassan. Då behöver ingen lämna tillbaka något, eller kräva pengar tillbaka, när de slutar.

Åker laget på cup eller träningsläger är det en resa och inte en säsongskostnad. Ha en separat resekassa för cupen, så att den som stannar hemma inte betalar för andras hotellnätter.

Kassören och kalkylarket

Välj en kassör och låt alla pengar gå via den personen. Helst inte lagledaren, som redan har nog med laguttagningar och bokningar. Kalkylarket behöver bara fyra kolumner. Så här ser korpenlagets ark ut efter säsongens första månad:

Lägg kvittona i en delad mapp och länka dit från arket. Ingen ska behöva fråga vart pengarna tog vägen, för svaret ska redan finnas där.

Några regler som gör kassörsjobbet lättare:

• Kassören ska aldrig ligga ute. Måste hen betala något privat, för hen över pengarna från kassan samma vecka och skriver in det i arket.
• Är kassan större än några tusenlappar, eller ska den finnas kvar längre än en säsong, håll den på ett separat konto, även om det bara är ett extra sparkonto i kassörens namn. Då blandas den inte ihop med kassörens egna pengar. Är ni en registrerad förening med organisationsnummer kan ni ha ett konto i föreningens namn.
• Påminn en gång i gruppchatten med ett datum, och sedan personligt.

Säsongsavgiften är 1 200 kr och ska in senast 15 september. Swisha till mig och skriv ditt namn i meddelandet. Alla utgifter ligger i arket här: (länk)

Padelgänget: den som bokar ska inte ligga ute

I ett padelgäng är problemet nästan alltid detsamma. En person bokar och betalar banan, och sedan ska tre andra swisha. Någon glömmer, någon lämnar återbud kvällen innan, och efter ett par månader har bokaren lagt ut för en handfull pass. Tre regler räcker:

1. Alla swishar sin del till bokaren samma dag som passet, gärna innan ni spelar.
2. Återbud senare än 24 timmar före passet: du betalar din del om ni inte hittar någon som tar platsen. Padelhallar har ofta en avbokningsgräns, och efter den kostar banan lika mycket ändå.
3. Den som hoppar in betalar platsen, och den som lämnade återbud slipper.

Anta att gänget har en fast bana på onsdagar för 600 kr per pass, alltså 150 kr per spelare. Bo lämnade återbud i god tid inför pass tre och Erik tog platsen. Dani lämnade återbud kvällen före pass två, och ingen kunde hoppa in. En månad med fyra onsdagar ser då ut så här:

Blir det för många swishar i veckan kan alla betala in för en månad i förväg, 600 kr var, och bokaren betalar banorna ur potten. Återbud och inhopp reglerar ni vid månadens slut. Det sena återbudet tas lättast upp i ett eget meddelande:

Du lämnade återbud efter 24-timmarsgränsen och vi hittade ingen som kunde hoppa in, så din del på 150 kr gäller ändå. Swisha när du hinner.

Middagsklubben med roterande värd

Turas ni om att ha middag hemma hos varandra är det enklast att värden står för allt och att det jämnar ut sig över året. Det fungerar så länge alla är värd lika ofta och har ungefär samma ambitionsnivå. Bjuder en på oxfilé och champagne och nästa på tacos jämnar det inte ut sig. Sätt då ett tak, till exempel 250 kr per gäst, eller låt gästerna swisha värden en fast summa varje gång.

Den som bor för trångt för att ha middag kan swisha värden samma fasta summa vid varje middag i stället för att själv bjuda. Äter klubben ute blir det en vanlig restaurangnota. Fotografera den i Qvitt, så markerar var och en vad hen åt och dricksen fördelas efter vad var och en tog. Mer om det i guiden till att dela notan på restaurang.

När någon slutar mitt i säsongen

Det som redan är betalt eller bokat för hela säsongen är förbrukat. Seriesavgiften och hallen kostar lika mycket med 13 spelare som med 14, så den som slutar får normalt ingenting tillbaka. Undantaget är när laget hittar en ersättare. Kommer en ny spelare in vid halvtid och betalar 600 kr, kan den som slutade få samma 600 kr tillbaka.

Slutar någon på grund av skada eller flytt handlar det mer om lagkänsla än om regler, och många lag vill vara generösa. Bestäm hur ni gör innan säsongen. Då behöver ni inte ta ställning när det gäller en specifik lagkamrat.

Pengar över i slutet

I exemplet blev det 500 kr över. Delat på 14 är det 35,71 kr per person, och det är inte värt fjorton swishar. Bestäm i förväg vad som gäller:

• Under 100 kr per person: lägg det på något gemensamt, som pizza efter sista matchen.
• Mer än så: låt det rulla över och sänk nästa säsongs avgift. Den som inte fortsätter får tillbaka sin del.
• Går kassan back: säg det så fort du ser det, och låt alla fylla på lika mycket. Det är bättre med 50 kr extra i november än en överraskning på 300 kr i april.

Med många Swish-betalningar till samma person blir det svårt att se vem som betalat vad. Be alla skriva namn och vad betalningen gäller, till exempel ”Korpen ht”. Fler sådana knep finns bland Swish-tipsen för den som samlar in.